Une entreprise dite ‘digitale’ ne peut se contenter d’automatiser uniquement certains processus isolés. Quelles sont les principales étapes à suivre pour procéder à une véritable transformation ?

Il n’est plus à prouver que les processus numériques permettent de simplifier et de fluidifier le fonctionnement de l’entreprise, sans parler des économies et des gains de productivité induits. Alors, pourquoi tant d’entreprises sont-elles incapables de se séparer de millions de documents papier imprimés chaque année aux quatre coins de la planète ? Sachant que la grande majorité de ces documents ne seront utilisés qu’une seule fois avant d’être jetés à la poubelle ou archivés dans le meilleur des cas.

Une récente étude de Xerox portant sur le thème de la digitalisation au travail indique que si le concept de transition numérique attire beaucoup d’entreprises, très peu d’entre elles vont jusqu’au bout de leur démarche. Ce constat montre que l’externalisation a un vrai rôle à jouer pour combler le fossé entre papier et numérique.

État des lieux

Nous avons interrogé 600 décideurs informatiques de grandes entreprises. D’après notre étude, moins de 50 % des organisations ont actuellement recours à des processus qui soient en grande partie ou totalement numérisés. Néanmoins, beaucoup d’entre elles envisagent de mettre en place un environnement de travail à la fois numérisé et automatisé. Et 85 % des compagnies n’ont aucun mal à identifier les processus éligibles à l’automatisation, à commencer par ceux rattachés à la finance et à la relation client.

De louables intentions qui demeurent cependant bien souvent éloignées de la réalité, puisque 37 % des personnes interrogées travaillent pour des entreprises encore dépourvues de stratégie en matière de réseaux sociaux, tandis que 40 % de ces organisations n’ont pas encore mis en place de solutions dédiées au travail mobile.

Si 2015 a été l’année où les entreprises ont commencé à mieux comprendre et à adopter les technologies de numérisation et d’automatisation, 2016 sera-t-elle celle où l’on commencera à constater leur impact ?

Pour cela, il existe cinq domaines dans lesquels l’externalisation peut aider les sociétés à mieux gérer leurs processus et à appliquer des stratégies numériques durables à l’échelle de leur structure tout entière :

1. Évaluation des workflow papier
Chose surprenante, notre étude montre que de nombreuses entreprises (55 %) n’ont pas commencé à analyser la manière dont leurs processus papier sont exécutés. En utilisant de bons outils d’évaluation, elles pourront profiter des avantages d’une configuration et d’un contrôle centralisés des workflows numériques, à l’image du mode de fonctionnement des centres opérationnels organisés en réseau.

2. Analyse de la situation
La gestion des processus devenant de plus en plus efficiente, les outils d’analyse avancés permettront de savoir précisément quel collaborateur accède à quel document et à quel moment. Il est important de continuer à s’assurer de manière régulière que les sociétés disposent des bons outils pour chaque processus.

3. Partage des mises à jour 
A l’avenir, nous pourrons nous attendre à voir davantage d’entreprises profiter des mises à jour en temps réel afin de mieux suivre la progression des travaux sur différents processus. Une démarche qui permettra, à terme, de modifier totalement le fonctionnement du service en question. À titre d’exemple, le centre hospitalier universitaire de Luton & Dunstable en Angleterre a doté son système d’archives électroniques d’un outil de reconnaissance des supports papier intelligent pour gagner du temps, réaliser des économies et dégager de l’espace, avec à la clé une meilleure qualité des soins.

4. Évolutivité
À l’ère du numérique, il existe de nombreux outils d’automatisation pouvant s’adapter à la hausse ou à la baisse de l’activité de l’entreprise. À l’heure actuelle, 45 % des décideurs sondés travaillent pour une organisation n’utilisant pas de technologie d’automatisation intelligente. Inévitablement, nous verrons de plus en plus d’entreprises équipées de logiciels capables de se subsistuer aux opérations humaines en manipulant des données, en déclenchant des actions et en traitant les transactions.

5. Travail d’équipe
Grâce aux niveaux d’analyse et d’évaluation plus performants désormais disponibles, les entreprises seront proches d’une véritable transformation numérique. La transition entre les opérations des collaborateurs et les actions des robots automatisés dans chaque workflow deviendra de plus en plus fluide et transparente.

Bientôt, les organisations entreprendront les démarches décrites ci-dessus pour aller au-delà des processus d’automatisation isolés. Elles vont identifier les opportunités permettant d’élaborer une stratégie et d’implémenter les outils nécessaires à l’échelle de l’entreprise toute entière. Elles chercheront des partenaires capables de veiller à ce que ces outils puissent bénéficier à l’ensemble de la société et non uniquement à une partie.

Le potentiel d’amélioration est énorme ! Les fournisseurs de services d’externalisation peuvent aider les entreprises à enfin sauter le pas vers la numérisation totale des processus et à progresser pour commencer à profiter des promesses de leur transformation.