Votre organisation a-t-elle commencé sa transformation « papier-numérique » ? Si vous ne l’avez pas fait, vous n’êtes pas seul. Beaucoup d’organisations ont remis cela à plus tard parce qu’ils ne savent pas par où commencer. L’idée d’une entreprise entièrement numérique peu faire peur, mais cela est urgent.

Lorsque les processus sont sur support papier, les employés ne peuvent pas facilement accéder aux informations ou les partager entre eux, en particulier lorsque les équipes sont mobiles. Le papier met des barrières entre les gens et leurs processus de travail.

Plus de 80 pour cent des petites et moyennes entreprises veulent diminuer l’utilisation du papier pour la facturation, les rapports financiers, gérer les formulaires juridiques et des ressources humaines, et d’autres processus chronophages, selon un récent sondage Xerox.

L’enquête menée auprès de plus de 1 000 PME internationales montre que les répondants prévoient faire ce changement au cours des 12 prochains mois. Près de la moitié (46%) des répondants ont confirmé qu’une quantité importante de temps est gaspillée dans les processus à forte intensité « papier » et 6 sur 10 ont un impact important sur leur résultat net.

Donc quel est le problème ? Les recherches confirment en permanence que l’un des principaux obstacles à la transformation numérique est de décider quels processus sont à transformer.

C’est pourquoi Xerox Canada a créé un nouveau classeur « papier-numérique » qui décrit en détail une approche en quatre étapes pour aider les entreprises à réduire le papier dans leurs processus.

Étape 1 – Comprendre

Établissez comment et où vous utilisez du papier aujourd’hui, et identifiez ce que vous pourriez changer.

La distinction entre «bon» et «mauvais» papier permet d’identifier où vous avez vraiment besoin d’utiliser du papier, et où vous pouvez vous en débarrasser.

Le terme «bon» désigne les documents qui ont une raison valable d’être sous forme papier, tels que les documents originaux, comme les lettres manuscrites des clients ou les documents qui exigent une signature traditionnelle à l’encre.

Le document «mauvais » renvoie à des documents qui sont en format papier, mais sans aucune raison impérieuse de l’être. Il peut s’agir de documents imprimés à partir d’originaux numériques ou de documents qui sont partagés, stockés ou transportés à l’aide de systèmes physiques.

Étape 2 – Éduquer

Définissez des cibles, créez votre cas et modifiez les comportements des utilisateurs.

Avant de pouvoir apporter des améliorations, vous devez décider à quoi le groupe papier «bon» ressemble. Cela implique de définir des politiques, de fixer des cibles et de définir des indicateurs, au niveau de l’organisation et de l’équipe, mais aussi pour les individus.

Les cibles au niveau individuel peuvent aider les gens à comprendre ce qu’ils doivent faire pour que le changement se produise. Cependant, il est essentiel de respecter le rôle de l’impression dans les activités quotidiennes des gens, l’équilibre est la clé dans la réalisation de vos objectifs globaux. La dernière chose que vous voulez est de conduire les utilisateurs à des solutions de rechange coûteuses, telles que l’impression à domicile ou à l’aide de fournisseurs de services hors site.

La meilleure façon d’encourager le changement de comportement est de donner aux gens la propriété et le contrôle. S’ils connaissent les cibles auxquelles ils travaillent et comment les atteindre, vous êtes déjà à mi-chemin du succès.

Étape 3 – Exécuter

Remplacez les fonctions et processus clés par des équivalents numériques.

L’exécution ne réussira que si tout le monde au sein du groupe concerné est à bord. Sauf si votre changement est très mineur ou localisé dans sa portée, ce sera un gros travail, il est important de le prendre au sérieux. Dans un premier temps, énumérez les équipes, les gestionnaires et les personnes qui seront touchées par le changement planifié, et déterminez comment chacune d’entre elles sera touchée. Comment leur travail va changer ? Que devront-ils faire différemment de jour en jour ?

Maintenant, pour chaque équipe ou personne, considérez les avantages du changement qui sont les plus significatifs ou les plus directement pertinents à leur travail. Comment pouvez-vous exprimer chaque avantage afin qu’ils puissent facilement comprendre et se rapporter à elle ?

Certains processus sont simplement trop grands ou compliqués pour être changés rapidement. Si changer tout d’une seule fois serait risqué, pensez d’abord à cibler une seule étape d’un processus. Ensuite, une fois cette étape transformée, passez aux autres. C’est peut-être plus lent, mais si cela évite le risque de perturbation de l’entreprise ou des pertes de données, c’est probablement une attente qui vaut la peine.

Étape 4 – Améliorer

Utilisez des données et des informations pour faire passer votre transformation au niveau suivant.

Une fois que vous avez réussi à passer certaines de vos tâches et processus du papier au numérique, vous pouvez explorer le potentiel de changement plus large pour automatiser et simplifier les flux de travail clés.

De nombreuses idées d’amélioration peuvent provenir de données sur la façon dont le papier et l’impression sont utilisés au sein de votre organisation. Les services d’impression gérés (MPS) génèrent des données qui peuvent vous montrer combien vous imprimez et le coût. Les analyses utilisateurs vont plus loin, vous indiquant qui imprime quoi et quand. Cela peut ouvrir des occasions de renforcer la sécurité, d’augmenter l’automatisation et de diffuser les meilleures pratiques d’impression, ou simplement de surveiller l’utilisation de l’impression pour vous assurer que vos modifications précédentes prennent racine.