Qu’il s’agisse d’un incendie survenu dans vos locaux, d’une inondation ou d’une tempête, les catastrophes peuvent mettre votre entreprise en péril, temporairement ou définitivement. Selon la Federal Emergency Management Agency (FEMA), 40 à 60% des petites entreprises ne rouvrent jamais après une catastrophe.
En plus de créer un plan d’urgence pour protéger vos employés, vos clients, vos équipements ainsi que vos locaux, il est également important de disposer d’un « plan d’urgence numérique », afin de protéger les données essentielles de votre entreprise. Avec la mise en place d’une solution adaptée, le sinistre ne paralysera ou ne ralentira pas votre activité. Suivez ces sept étapes pour développer un plan numérique efficace en cas de catastrophe.
- Identifiez les risques possibles : Votre assureur peut vous aider à identifier les risques les plus importants et ce qui doit être protégé. Dans certaines régions, par exemple, vous pouvez prendre en compte les incendies de forêt, ou bien la fréquence des inondations etc…
- Évaluez l’incidence des risques sur votre entreprise : Comment les missions et les informations essentielles à votre activité seraient-elles affectées si chacune de ces catastrophes se produisaient ? Par exemple, si une inondation vous empêche, vous et vos employés, d’accéder à votre entreprise, seriez-vous toujours en mesure de servir vos clients ? Que se passerait-il si tous vos dossiers papier disparaissaient dans un incendie ?
- Déplacez vos informations vers le cloud : Même si la plupart des informations de votre entreprise sont stockées dans le cloud, vous avez encore probablement des données qui n’existent que sur papier. Voici quelques documents qu’il serait bon de numériser dans le cadre de votre préparation aux éventuelles catastrophes :
- Documents d’assurance
- Fichier client / fournisseur et contacts
- Données financières / comptables
- Contrats et commandes
- Enregistrements d’inventaire
- Documents d’entreprise
- Coordonnées des employés
- Rationalisez le processus de numérisation : Fort Heureusement, la numérisation de documents imprimés ne prend pas beaucoup de temps. Les imprimantes multifonctions (MFP) ConnectKey de Xerox peuvent automatiser la numérisation en acheminant directement les documents numérisés dans le dossier approprié, l’application souhaitée ou encore l’espace de stockage cloud utilisée par l’entreprise (Microsoft office 365, Dropbox, etc…). Tout ce que vos employés ont à faire est de sélectionner sur l’écran tactile le flux préenregistré souhaité, et leur travail est terminé. Vous pouvez même créer des applications de numérisation personnalisées, telles que la numérisation vers une adresse e-mail, un dossier partagé, ou encore vers plusieurs destinations simultanément.
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