Que vous soyez avocat en droit des affaires ou pénal, que vous travailliez sur un contrat de mariage, des PACS, lors des successions, divorces, ou pour toutes les consultations, quand vous préparez un procès, vous devez à chaque fois imprimer de nombreux documents. C’est un des budgets sans doute le plus conséquent de vos achats de fourniture, et quand vient l’heure de renouveler vos toners ou autres cartouches d’encre, vous vous posez des questions bien légitimes.
Il existe pourtant des solutions simples à mettre en place dans votre étude pour contrôler ces dépenses dont vous avez l’impression qu’elles augmentent sans cesse.
Cinq règles simples à vérifier pour contrôler vos coûts d’impression :
- Êtes-vous certain que tout le monde dans votre cabinet imprime en couleur uniquement quand cela est nécessaire ? Il existe des solutions qui permettent de contrôler l’utilisation de la couleur et de le verrouiller en fonction des utilisateurs.
- Quand une de vos secrétaires juridiques lance une impression mais que l’imprimante est déjà prise par un autre collaborateur, êtes-vous sûr que l’impression soit délivrée que lorsque votre secrétaire sera réellement devant la machine. Un système de badge ou de code permet de délivrer uniquement les documents à la personne qui a réellement lancé l’impression.
- Savez-vous qui imprime le plus dans votre cabinet et quels documents ? Sans contrôle, c’est la porte ouverte aux abus en tout genre.
- Il n’est parfois pas nécessaire d’imprimer tous les documents, mais avez-vous un système opérationnel d’archivage des documents que vous scannez ? Les partenaires Xerox sont les mieux placés pour vous conseiller sur un système d’archivage automatique de vos données.
- Il est parfois nécessaire d’imprimer en couleur certains documents, mais savez-vous que Xerox propose une fonction qui vous permet d’imprimer en couleur mais avec une modération de l’utilisation de l’encre en fonction des documents.
La gestion déléguée d’impression Xerox
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- En augmentant la productivité de votre service informatique et de vos utilisateurs
