Pourquoi opter pour la dématérialisation des documents administratifs des mairies et collectivités ?
Comment ça marche ?
Les agents des mairies et collectivités gèrent quotidiennement de nombreux documents papier (courriers entrants, factures fournisseurs…). Elles doivent aujourd’hui travailler dans le respect de nombreuses normes imposant la dématérialisation de certains processus.
Des avantages pour tous !
Pour les gestionnaires : La gestion de vos courriers entrants
La gestion du courrier entrant est une tâche lourde et chronophage qui peut ralentir la distribution des informations auprès des différents services d’une mairie ou d’une collectivité. Notre solution vous permettra de gérer plus simplement toute la chaîne de traitement des courriers entrants :
– Numérisation des courriers, archivage et le classement automatique
– Distribution et notification de l’avancement des dossiers auprès des différents services
– Recherche avec une multitude de critères pour retrouver efficacement tous vos documents
– Suivi du traitement des demandes et traçabilité des réponses
– Envoi de la réponse par email ou par voie postal (sans gérer les contraintes de la mise sous pli et de l’affranchissement)
– Possibilité de lier un autre document avec la réponse
Pour les fournisseurs : la fluidité de la gestion de vos contrats
Pour les collectivités comme pour les mairies, la gestion des contrats fournisseurs est une priorité face à leur multiplication : restauration scolaire, nettoyage des locaux ou espaces publics, traitements des eaux usées, des ordures ménagères, etc… Notre solution vous propose de :
– Centraliser et partager entre les services l’ensemble des contrats
– Disposer d’un suivi des contrats avec des alertes pour les échéances
– Associer ces contrats avec tous autres documents annexes (procès-verbaux de livraison, compte rendu de prestation, CCTP, etc…)
– Rechercher avec une multitude de critères pour retrouver efficacement de vos contrats
– Exporter vers Excel vos contrats pour réaliser plus facilement des analyses
Conformité à la loi
Depuis le 1er janvier 2020, l’ensemble de vos fournisseurs vous transmettent leurs factures au format électronique via le portail Chorus Pro.
Avec le connecteur Zeendoc Chorus Pro recevez directement vos factures fournisseurs dans votre logiciel.
La solution interroge votre compte Chorus Pro et récupère automatiquement les nouvelles factures.
– Vous n’avez aucune manipulation à réaliser
– Les documents sont classés automatiquement
– Seules les nouvelles factures sont transmises
– Toutes vos factures fournisseurs sont gérées dans un espace unique et sécurisé
– Zeendoc permet de mettre en place un circuit de validation